Sytuacja prawna
Od 01.01.2019 r. pracodawca może wybrać metodę prowadzenia archiwum, co oznacza w praktyce trzy możliwości dla każdego pracodawcy:
- Archiwum papierowe dla wszystkich pracowników;
- Archiwum cyfrowe dla wszystkich pracowników;
- Archiwum papierowe dla wszystkich zatrudnionych przed 1.01.2019 rokiem i elektroniczne archiwum dla zatrudnionych po 01.01.2019 roku.
W związku z nowymi regulacjami, pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania teczek pracowników zatrudnionych przed 01.01.2019 oraz dla pracowników zwolnionych w latach 1999-2018 z 50 do 10 lat na podstawie Deklaracji do ZUS OSW – za całą firmę oraz Raportu Informacyjnego ZUS RIA co miesiąc – za każdego pracownika.
Archiwum papierowe (pozorne status quo) bez deklaracji do ZUS, oznacza konieczność składowania danych papierowych przez okres 50 lat i konieczność dalszego prowadzenia i administrowania teczkami papierowymi, a dla nowo zatrudnionych po 01.01.2019 zakładanie teczek w nowej formie (A, B, C, D).
Dla wszystkich, którzy zdecydują się na dalsze prowadzenie papierowych teczek osobowych, oznacza to NIEKONTROLOWANY wzrost wydatków na prowadzenie i administrowanie teczkami papierowymi, związany z nowymi regulacjami (np. Wymóg założenia segregatorów dla każdego pracownika oddzielnie na: Rejestracje wydawanej odzieży roboczej, kartę czasu pracy, ewidencje wynagrodzeń, wnioski urlopowe), a ponadto konieczność podpisania własnoręcznym podpisem każdego dokumentu przez Zarząd firmy lub osobe uprawnioną.
Celem zwiększenia wydajności działu kadr jest potrzeba inwestycji w archiwum cyfrowe, digitalizację teczek papierowych (skanowanie, oznaczanie, założenie i inspekcję kompletności) oraz inwestycji w system informatyczny (zintegrowany z systemem kadrowym) celem dalszej administracji elektronicznymi aktami osobowymi.
eAkta
Dokument może być dołączony w systemie SAP HCM z każdego miejsca, które daje możliwość dostępu do systemu. Osoby upoważnione do wglądu danych pracownika mogą bez codziennej potrzeby dostępu do wersji papierowej teczki, weryfikować i sprawdzać dane jakie zostały dostarczone przez samego pracownika lub jakie dokumenty zostały utworzone na wniosek pracownika. Wszystkie dokumenty po umieszczeniu w SAP są dostępne w specjalnych repozytoriach połączonych z pracownikiem.
Funkcjonalność Zalaris eAkta zapewnia przechowywanie historycznych wersji powiązanych dokumentów z pracownikiem oraz wszystkich dokumentów jakie zostały utworzone na wniosek pracownika w czasie trwania zatrudnienia jak i dostarczone przez pracownika w ramach podjęcia pracy.
Implementacja rozwiązania Zalaris pozwala również na rozszerzenia. Repozytorium może zawierać dokumenty, które świadczą o zdobytych certyfikatach czy uprawnieniach. Ustalenia jakie dokumenty mają być ujęte w eAktach są pierwszym etapem w procesie tworzenia specyfikacji i koncepcji.
Zalaris jako międzynarodowa organizacja, wyspecjalizowana w świadczeniu usług Outsourcingu BPO w zakresie Kadr, Płac i Organizacji oferuje ponad to dwie towarzyszące usługi:
- Masowe skanowanie do systemu wszystkich dokumentów, ich rozszycie, poukładanie w sposób podyktowany nowymi przepisami, inspekcję kompletności i oznaczenie wszystkich dokumentów tak, aby były one proste przy dalszej administracji dokumentami elektronicznymi;
- Bieżącym skanowaniem dokumentów w formie comiesięcznej usługi oraz ich przygotowaniem dla potrzeb działu HR.
