Większość ludzi nie docenia lub nie rozumie różnicy w funkcjonalności jakiej wymaga lokalna lista płac. Ciągłe aktualizacje wynikające ze zmian przepisów prawa, raportowanie, integracja z innymi systemami, sprawozdawczość urzędowa i elastyczność to niektóre kluczowe cechy, których wymaga prawdziwie niezawodny i solidny system płacowy. Zmiany w lokalnym ustawodawstwie wymuszają zmiany w systemie. Ale tak długo, jak system płac dokładnie realizuje wypłaty dla pracowników, nic innego nie liczy się. Wiele firm obecnie rozumie, że zmiany te są koniecznie, ale nie w pełni zna ich zakres.
Jeśli jesteś obecnym użytkownikiem lub konsultantem SAP ERP HCM Payroll w wersji on-premise, który zamierza przejść na rozwiązanie w chmurze – czytaj dalej; ten artykuł jest w sam raz dla Ciebie!
Jeśli zastanawiasz się nad SuccessFactors Employee Central Payroll jako produktem, tekst ten będzie przydatnym dla Ciebie wprowadzeniem do zagadnienia. Jeśli obecnie przechodzisz przez pozytywne i negatywne aspekty wdrożenia SAP on-premise Payroll, prawdopodobnie oznacza to, że doceniasz jego szeroką funkcjonalność i globalny zasięg, którego potrzebują przedsiębiorstwa. Rozwiązanie to jest dojrzałe, zaawansowane i elastyczne, dzięki czemu można dopasować je do potrzeb klienta.
Nikt nie chce zmieniać stabilnego systemu płacowego w pośpiechu. Jest tylko jeden problem: Twojego rozwiązania nie ma w chmurze!
Zakładając, że nie bujasz w obłokach, to wiesz, że obecny trend dla systemów płacowych to rozwiązania w chmurze. To, w połączeniu z faktem, że wsparcie SAP ERP HCM kończy się w 2027 roku (a przedłużenie wsparcia kończy się w 2030 roku), wymusi wkrótce masowe przejście na chmurę. Dobrze rozumiem sytuację osób odpowiedzialnych za system płacowy w firmach. Wydaje się, że istnieje wiele niejasności co do różnych dostępnych opcji i łatwiej jest po prostu wstrzymać się z podejmowaniem decyzji.
Employee Central – Zrzut ekranu z systemu szkoleniowego SAP
Postaram się uprościć to zagadnienie, prezentując podstawowe wprowadzenie i alternatywny punkt widzenia na jeden z systemów w chmurze – SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP). Chciałabym skupić się na kluczowych koncepcjach, rozwikłać wybrane niejasności, wskazać kluczowe korzyści, możliwe pułapki i podkreślić obszary, które przeoczono w materiałach sprzedaży
Po pierwsze, Employee Central Payroll (ECP) nie jest gotowym do użytku rozwiązaniem „prosto z pudełka”, do którego klienci są przyzwyczajeni, gdy myślą, że kupili coś nowego. Sam ów fakt może rozwiać już wiele wątpliwości na samym początku. ECP jest w całości zbudowany na bazie silnika płacowego SAP, tzn. jest to w praktyce ten sam system, co istniejący system SAP ERP HCM Payroll, ale jest hostowany przez SAP w chmurze. Integracja z Employee Central jest obecnie warunkiem koniecznym. Payroll Control Center jest frontendowym interfejsem, który może służyć do „prowadzenia” listy płac.
Tak więc, funkcjonalności ECP najlepiej opisać jest – w uproszczeniu – jako połączenie trzech produktów:
– Employee Central (EC)
– SAP ERP HCM Payroll (hostowany przez SAP)
– Aplikacja Payroll Control Center (PCC)
Już sama myśl o akronimach (EC, PCC i ECP) wystarczy, aby każdego zniechęcić. My przyjrzymy się każdemu z tych obszarów po kolei.
Employee Central (EC)
EC jest dobrze zdefiniowanym i coraz bardziej popularnym z tych elementów. Jest też zupełnie innym systemem względem oferty SAP ERP HCM on-premise. EC jest przyjazny dla użytkownika, intuicyjny w nawigacji, o przyjemnym interfejsie, współpracuje płynnie z wszystkimi innymi modułami SuccessFactors HXM i integruje przepływ pracy korzystając z uprawnień opartych na rolach. Wizualnie i technicznie nie przypomina SAP ERP HCM on-premise, choć niektóre aspekty funkcjonalne są podobne. EC uwzględnia efektywne planowanie terminów, zarządzanie stanowiskami i struktury organizacyjne – i także zostały wbudowane (w końcu kto chce w każdym rekordzie zobaczyć datę końcową 31.12.9999 na każdym rekordzie?). Infotypy zastąpiono portletami.
Jednak przechowywanie, przetwarzanie i raportowanie podstawowych danych HR jest w rzeczywistości bardzo proste, dlatego tak łatwo jest je standaryzować i dostarczać przez SuccessFactors. Klienci, którzy chcą przejść na ECP muszą najpierw wdrożyć Employee Central i przekonają się że w efekcie mają coś zupełnie nowego niż dotychczas.
SAP Payroll w chmurze
SAP Cloud Payroll (ECP) jest jednakże dokładnie tą samą technologią, co sprawdzony, istniejący SAP ERP HCM z wyjątkiem faktu, że jest hostowany w chmurze.
Przekonującym argumentem jest, że ma te same funkcje i korzyści z rozwiązań płacowych on-premise, ale wyróżnia się bezpieczeństwem, skalowalnością i elastycznością chmury. To oczywiste, że jest to świetny system płacowy – światowej klasy i działający w wielu krajach. Dowodem na jego sukces jest baza klientów licząca 10 000 organizacji obsługujących 100 milionów pracowników na całym świecie. ECP jest obecnie obsługiwany w 46 krajach – w porównaniu do bardziej dojrzałego SAP ERP HCM Payroll, który obejmuje 101 krajów lub wersji lokalnych, w tym rozwiązania partnerów SAP. Jednak próbując dostarczyć system płacowy w chmurze poprzez SuccessFactors, SAP stanął przed pewnym dylematem.
Listy płac wymagają specyficznej lokalizacji, która jest realizowana w SAP ERP HCM w sposób kompleksowy. Core HR jest na tyle ogólny, że może zostać ustandaryzowany w SAP SuccessFactors i fakt ten rodzi kłopotliwą sprzeczność.
Aby zamknąć lub przynajmniej częściowo wypełnić tę lukę, SAP dostarczył klientowi interfejs frontend w postaci Payroll Control Center (PCC). PCC wygląda i sprawia wrażenie interfejsu SuccessFactors, lecz potrafi o wiele więcej. Więcej o PCC opowiem później. ECP używa replikacji punkt-punkt z EC, aby utrzymać dane potrzebne do prowadzenia listy płac. Klienci mogą nie czuć się zbyt komfortowo z pomysłem przechodzenia przez proces mapowania i migracji danych podstawowych SAP ERP HCM do EC, a następnie definiowania replikacji punkt-punkt w celu przywrócenia danych związanych z listą płac, które zostały skutecznie zduplikowane i są przechowywane w innej bazie danych.
Tego typu zintegrowane architektury są teraz powszechnie spotykane, pomijając już fakt, że ERP powstał w oparciu o zasadę utrzymywania wszystkich danych w jednym systemie ze wspólną bazą danych. Integracja powinna być bezproblemowa dla przeciętnego użytkownika z uprawnieniami administratora i nie wymaga bezwzględnie pracy na backendzie. Super-użytkownicy, konsultanci wsparcia i kluczowi użytkownicy listy płac zawsze będą musieli korzystać z backendu do analizy logów i rozwiązywania problemów, więc należy to rozważyć w kontekście bieżącego przekazywania wiedzy. Fakt, że silnik płacowy backendu jest taki sam, powinien teoretycznie cieszyć – zakładając, że jest on przede wszystkim solidny i niezawodny. Nowi użytkownicy EC zazwyczaj o tym nie wiedzą.
Klienci będą musieli ponownie wdrożyć i uprościć czy usprawnić listy płac, w tym usunąć niektóre niestandardowe rozwiązania, aby dostosować się do wyższego poziomu standaryzacji. To wymaganie ze strony SAP powoduje pewne dalsze zamieszanie; uściślę zatem, że nie można wprowadzać modyfikacji rdzenia ani zmian w miejscach na ulepszenia. Można budować funkcje płacowe, operacje, raporty, konfigurować schematy i reguły płacowe. Można również używać niestandardowych typów informacji, jeśli są one zbudowane w przestrzeni nazw zdefiniowanej przez klienta. Zasadniczo, jeśli postępujemy zgodnie ze standardami zalecanymi dla zmian, to system będzie w dobrym stanie.
Dlatego obecni klienci nie powinni zniechęcać się tą tak zwaną standaryzacją i potrzebą ponownego wdrożenia. To, co może wydawać się im niestandardową listą płac będzie najprawdopodobniej gotowe do ponownego wdrożenia w pierwszej kolejności. Możliwość bardzo łatwego ponownego wdrożenia listy płac metodą rehostingu oferuje Rapid Deployment Solution bezpośrednio od SAP, a także kilku innych dostawców, w tym SpinifexIT’s z narzędziem Easy Migration: https://spinifexit.com/products/easy-migration-foremployee-central-payroll/
SAP hostuje Payroll w chmurze, co sprawia, że zastosowanie pakietów HR Support Packs (HRSP) nabiera innego wymiaru i stanowi jedną z głównych korzyści. Nie jest wymagany zespół basis i infrastruktura bezpieczeństwa. SAP będzie stosować HRSPs do czterech razy w roku, więc klienci zawsze pozostają na bieżąco z najnowszą funkcjonalnością. Powinno to obniżyć koszty, ale stanowi to również ryzyko dla wielu osób, które stosowały HRSP tak rzadko, jak to możliwe, aby zminimalizować ilość zasobów potrzebnych do testów. Jeżeli stosuje się HRSP, to czy system może się zepsuć? Łatwość przejścia na nowy system zależy całkowicie od indywidualnego systemu płacowego i jego złożoności. Standaryzacja konieczna podczas wdrożenia powinna złagodzić to ryzyko.
Należy jednak zauważyć, że klient jest nadal odpowiedzialny za testowanie i zarządzanie HRSP w celu wykorzystania na produkcji. W niektórych przypadkach klient może mieć partnera współpracującego z nim nad zarządzaniem tymi czynnościami.
SAP ERP HCM Payroll ma dobrze ustalony, ale często skompresowany, transakcyjny przebieg listy płac, zdefiniowany pomiędzy sporządzaniem listy płac, uruchomieniem i usunięciem problemów poprzez wprowadzenie korekty, zatwierdzeniem listy płac i wyjściem z systemu. Organizacje mogą mieć wbudowane raportowanie przy użyciu raportów uzgodnienia, raportów typów wynagrodzeń oraz dziennik listy płac w celu wyodrębnienia problemów, ale tych operacji nie można wykonać przed zatwierdzeniem listy płac. Symulacje nie aktualizują klastra płac, co oznacza, że nie można na nich raportować. Trzeba również wiedzieć jakie są raporty i gdzie je znaleźć, albo poświęcić czas i energię na tworzenie raportów ABAP na zamówienie. Cały proces zgłębiania listy płac i odczytywania wyników płacowych jest wyzwaniem dla większości operatorów. Firma SAP rozwiązuje wszystkie te problemy w ECP – wprowadzając tam PCC.
Payroll Control Center (PCC)
Payroll Control Center (PCC) jest tak naprawdę tylko warstwą interfejsu na istniejącym HCM Payroll, ale jest też bardziej proaktywny niż reaktywny. Zapewnia wyjątkowe doświadczenie użytkownika dzięki nowoczesnemu portalowi z pulpitem nawigacyjnym, który pozwala użytkownikom identyfikować i rozwiązywać problemy w czasie rzeczywistym, a nie podczas krótkiego okna płacowego, do którego mogą być przyzwyczajeni. PCC jest obowiązkowe dla klienta ECP oferując usprawnienie procesu poprzez zbiór interfejsów użytkownika bardziej zbliżonych do SuccessFactors EC. Payroll Control Center obejmuje różne fazy listy płac.
– Pre-Payroll Monitoring (zwany One-Click Monitoring).
– Przebieg produkcji (może zawierać symulacje księgowania).
– Post Payroll (np. księgowanie FI, DME, płatności stron trzecich i wymagania audytu)
– Listy płac poza cyklem
KPI i alerty to dwie najważniejsze nowe koncepcje, które należy poznać aby móc korzystać z PCC.
KPI skonfigurowano dla analityki. Mogą one pokazywać, ilu pracowników ma płacę brutto w porównaniu z poprzednim miesiącem lub procentową zmianę w wynagrodzeniu brutto pomiędzy okresami. Wskaźniki KPI pozwalają kierownikowi ds. płac kontrolować jakość procesów płacowych.
Konfiguruje się alerty sygnalizujące błędy, co jest szczególnie przydatne podczas monitorowania przed wypłatą wynagrodzeń. Alerty mogą wskazywać na problemy z danymi podstawowymi, np. braki w informacjach podatkowych lub danych bankowych. Alerty mogą się pojawić Gdy tylko dane podstawowe zostaną zaktualizowane, a następnie można alerty przypisywać administratorom mającym zająć się analizą i rozwiązaniem problemu. Wskaźniki KPI i alerty są w pełni konfigurowalne, a SAP dostarcza dość obszerny standardowy zestaw zrealizowany za pomocą klas runtime ABAP. Im więcej uwagi poświęca się na wybór i zaprojektowanie ich tak, aby były trafne i istotne, tym mniejsze problemy sprawiać będzie naliczanie listy płac.
W PCC nie ma potrzeby ustawiania trybu korekty aby wprowadzić zmiany. Błędy przypisane do administratorów dają tymczasowe uprawnienia do wykonywania głównych zmian. SAP postawił sobie za zadanie usprawnić i ulepszyć doświadczenia użytkownika pracującego w PCC. Ekrany wyglądają dość skromnie, ale SAP (słusznie) uznał, że najlepsze listy płac to te, których nie widać.
Dlatego też ekrany PCC mogą być wyświetlane dość dobrze na większych tabletach, umożliwiając zarządzanie całym procesem z dowolnego miejsca. Monitorowanie przedpłat jest najbardziej interesującą zmianą, która sprawia, że jest to proces wykonywany na bieżąco i sposób ciągły. Główną wadą jest fakt, że sam PCC nie daje użytkownikowi takiego samego poziomu kontroli, a wszelkie problemy muszą być rozwiązywane za pomocą normalnego procesu backendowego.
Podobnie jak ECP, PCC może być również używany z onpremise SAP ERP HCM na ECC 6.0 Ehp 7 lub Ehp 8. Uważam, że istnieje wiele niejasności wokół ECP – z kilku powodów:
– ECP wykorzystuje to, co klienci postrzegają jako istniejący produkt w SAP ERP HCM Payroll.
– Landscape systemów w chmurze zintegrowanych z replikacją punkt-punkt i dodatkowym zupełnie nowym interfejsem front-end dla listy płac nie jest czymś, do czego klienci są przyzwyczajeni.
– Obowiązki między SAP a klientem są różne.
ECP był początkowo reklamowany jako rozwiązanie SAP bardziej opłacalne dla mniejszych firm, z niższym całkowitym kosztem własności w porównaniu z jego odpowiednikami. Należy zauważyć, że od początku 2021 r. minimalna licencja dla ECP to 1 000 pracowników.
Oprócz przeszkód w zrozumieniu, czym jest ECP, istnieją klienci, którzy będą musieli dokładnie rozważyć punkty integracji i standaryzację, aby wybrać, co jest najbardziej opłacalnym rozwiązaniem na dłuższą metę.
– Klienci o złożonych wymaganiach czasowych będą musieli skorzystać z produktów innych firm, takich jak Workforce Software lub Kronos.
– Klienci posiadający wysoce zindywidualizowane systemy płac i implikacje standaryzacji.
– Klienci z szerszym środowiskiem SAP (zintegrowane HCM, Payroll, Zakupy, Finanse, itp. w użyciu).
Nadal jest wielu klientów, dla których ECP jest rozwiązaniem idealnym, a standaryzacja poprzez EC i wdrożenie listy płac dzięki ECP jest dla nich coraz bardziej atrakcyjną opcją. SAP nadal dąży do rozwoju takich rozwiązań, zdobywając coraz więcej klientów. Jest to obecnie najszybciej sprzedający się produkt SuccessFactors! Jest on szczególnie atrakcyjny dla tych klientów, którzy są w trakcie wdrożenia innych produktów SuccessFactors.
Nie zamierzam tutaj analizować innych opcji dla istniejących klientów on-premise, ale uważam, że przynajmniej warto o nich wspomnieć:
– Pozostanie z SAP ERP HCM Payroll on-premise
– Wsparcie dla SAP ERP HCM do 2027 roku
– Przejście na S/4HANA z wykorzystaniem dostępnego Compatibility Pack lub skorzystanie z HCM for S/4HANA on-premise edition, gdy zostanie wydany w 2022 roku.
– Zarządzana listą płac z zewnętrznym dostawcą, np. Zalaris (który może również oferować dodatkowe usługi , takie jak Outsourcing czy Business Continuity).
https://zalaris.com/hcm-services/hr-processes-as-aservice/
Należy pamiętać, że wszystkie przedstawione powyżej opcje wykorzystują istniejący silnik płacowy SAP, co świadczy o jego sukcesie jako produktu płacowego. Cieszę się, że firma SAP dostrzegła złożoność i wymaganą dojrzałość systemów płacowych, rozumiejąc że nie może szybko i łatwo dostarczyć standardowego, zupełnie nowego rozwiązania płacowego poprzez SuccessFactors. ECP jest świetnym wyjściem dla tych, którzy wdrażają Employee Central, a PCC jest jedną z jego kluczowych zalet.
