W dzisiejszych czasach, Internet zglobalizował wiele aspektów życia. Informacje i wiedza są dostępne za pomocą kliknięcia myszką lub przeciągnięciem palcem po ekranie monitora i potwierdzeniem swojego wyboru kciukiem. Statystyczny Klient nie ma czasu, co więcej nie ma najmniejszego zamiaru (nawet jakby ten czas miał) spędzać w poszukiwaniu informacji więcej niż kilka minut, a czasami nawet sekund. Standardem w sklepach są osoby poszukujące produktów ze smartphonem w ręku. Klienci coraz częściej porównują ceny i szukają najlepszych ofert.
Szczególnie młode pokolenie nie wyobraża sobie życia „offline” – dla wielu oczywistym jest, że jak nie można znaleźć czegoś w sieci to znaczy, że nie istnieje. Internet jest miejscem gdzie szukają informacji np. o potencjalnym pracodawcy, poznają opinie na jego temat i ewentualnie decydują się na złożenie aplikacji. Badania wykazały, że statystyczny kandydat nie chce poświęcać więcej niż 5-10 minut na proces aplikacji, włącznie z podaniem podstawowych danych osobowych. Najchętniej w procesie rekrutacji wykorzystałby profil z portalu społecznościowego np. LinkedIn. Skoro jego dane i profil już tam są to po co wypełniać drugi raz?
Strata czasu, prawda?
Realia procesów HCM i wspomagającej technologii obecnie dostosowują się do tych trendów nie tylko w procesach rekrutacyjnych, ale także innych procesach kadrowych.
Kiedyś standardem były systemy opierające się na infrastrukturze (serwery, bazy danych itd.) znajdującej się po stronie klienta. Miało to z jednej strony zapewnić większe bezpieczeństwo jak i szybkość pracy. Obecnie wiodącym kierunkiem stają się systemy typu SAAS (software as a service), w których Klient korzysta z infrastruktury usługodawcy. Dzieje się tak ponieważ Klienci coraz częściej postrzegają systemy nie jako zasób firmy lecz jako element pracy, który ma im pomóc wypełnić swoje obowiązki, ma być narzędziem pracy. Nie jest istotne jakie ma wymagania sprzętowe – ma działać i dostarczać usługę dla użytkownika. Po prostu.
Zadaniem Obecnych systemów nie jest być bazą danych o pracowniku dostępną dla przeszkolonych w obsłudze Administratorów. Systemy mają przede wszystkim być bliżej użytkownika końcowego. Mają być intuicyjne, wyprzedzać potrzeby i zachęcać do pracy w ramach zasady „że to jest przecież takie proste i zajmie mi tylko chwilę”.
Jednym z przykładów jest samoobsługa pracownicza. Użytkownik ma wgląd w swoje dane osobowe, ma prawo nimi zarządzać i wprowadzone zmiany wysłać do działu HR bez odejścia od stanowiska pracy. Przełożony dostaje powiadomienie o zmianach, a dział HR czytelny komunikat i prośbę o zatwierdzenie z podsumowaniem zmian. System ma być dostępny online za pomocą przeglądarki internetowej lub smartphone (bo żyjemy w ruchu).
Coraz częściej podczas rozmów z Klientami, Kierownikami działów HR, HR Business Partnerami otrzymujemy jasny przekaz, że charakter ich pracy się zmienia ale obowiązków nie ubywa. Coraz częściej dział HR z komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za wypłatę wynagrodzeń staje się działem typowo doradczym. Technologia HCM skupia się na wspomaganiu tych zmian i dostarczeniu narzędzi, które mają z jednej strony odciążyć pracowników, a z drugiej dostarczyć wymiernych danych, które wspomogą proces decyzyjny. HR Business Partner swój poświęcany czas na obsługę systemu oraz aktualizację danych ma wykorzystać na korzystanie z zapisanych informacji wprowadzonych przez pracownika.
To pracownik przejmuje, przynajmniej częściowo, odpowiedzialność za swoje dane. Dział HR ma jedynie potwierdzić poprawność wprowadzonych informacji i później wykorzystać te dane do analiz i procesów decyzyjnych.
Celem jest jedna platforma, która scali dane kadrowe, płacowe oraz pozwoli usystematyzować procesy miękkie, takie jak zarządzanie celami czy ocena pracownicza. Dane zebrane w jednym miejscu mają się łączyć i przenikać pozwalając wyciągać szybkie i aktualne wnioski.
Obecny użytkownik systemu HCM nie wyobraża sobie czekania miesiąc na informację o fluktuacji zatrudnienia w firmie, ponieważ inny system musi zebrać te dane i „ubrać’ w sztywno przygotowane zestawienia. Oczekiwane są szybkie raporty, które jasno pokażą stan obecny i jednocześnie umożliwią porównanie uzyskanych danych np. z poprzednim okresem, przy okazji dając możliwość dodania/zmiany elementów raportu wg. zapotrzebowania.
Żyjemy w ciekawych czasach, w których technologia daje wiele możliwości. Część z nich dopiero „kiełkuje” jednak kierunek jest jasny. Użytkownik ma być w centrum, system IT przestaje być instytucją żyjącą samą dla siebie a staje się narzędziem ułatwiającym pracę.
Autor
Piotr Mazurek. Certyfikowany Konsultant SAP HR ERP or SAP Successfactors Employee Central. Posiada 10 letnie doświadczenie we wsparciu, analizie oraz wdrażaniu narzędzi do wspomagania procesów HR. Uczestniczył jako konsultant zadaniowy oraz prowadził jako konsultant wiodący projekty z obszaru SAP HCM dla takich firm jak Rockwell Automation, Volvo Group, Mettler-Toledo, Elektror Polska czy Mearsk/Total. Jako trener prowadzi szkolenia na zlecenie SAP Polska jak i dla klientów indywidualnych.