Czym jest Job Profile Builder?

Job Profile Builder (JPB) to narzędzie w ramach SAP SuccessFactors, które umożliwia organizacjom tworzenie kompleksowych profili stanowisk zawierających informacje o obowiązkach, umiejętnościach, kompetencjach i kwalifikacjach. Profile te opisują cechy pracy wspólne dla wielu stanowisk, zapewniając jednolitość opisów stanowisk w całej organizacji. Narzędzie organizuje opisy w struktury rodzin i ról, tworząc uporządkowaną bibliotekę, która integruje się z innymi modułami SuccessFactors. Tworzy to efektywną strukturę danych opartą na Meta Data Framework (MDF), zastępując starszą funkcjonalność Families and Roles.

Kluczowe korzyści z Job Profile Builder

• Oszczędność czasu i większa wydajność: Informacje automatycznie pojawiają się w różnych modułach systemu, co przyspiesza pracę administratorów i menedżerów.
• Spójność danych w całym systemie: JPB działa jako pojedyncze źródło prawdy - zapewnia jednolite informacje o stanowiskach w rekrutacji, ocenach, planowaniu sukcesji i innych procesach HR.
• Lepsze doświadczenia pracowników: Pracownicy widzą jasno określone oczekiwania i wymagane umiejętności, co wspiera ścieżki kariery i rozwój.
• Poprawa wyników rekrutacji: Kandydaci widzą pełne, profesjonalne opisy stanowisk, a narzędzie Job Analyser pomaga wykrywać potencjalne uprzedzenia i sugerować dodatkowe umiejętności do uwzględnienia.
• Uproszczenie zgodności procesów (compliance): Funkcja Job Profile Acknowledgement umożliwia śledzenie potwierdzeń zmian profili przez pracowników.

Integracja w SAP SuccessFactors

JPB integruje się z wieloma modułami:

• Employee Central - pokazuje informacje o profilu pracownika.
• Recruiting - dane profilu są używane w ogłoszeniach i formularzach rekrutacyjnych.
• Performance & Goals - kompetencje z profilu są uwzględniane w ocenach.
• Succession Planning - analizuje umiejętności i kompetencje do planów sukcesji.
• Learning Management - przypisuje kursy na podstawie kompetencji.
• People Analytics - profile są dostępne w raportach i analizach.

Konfiguracja Job Profile Builder

1. Provisioning i uprawnienia

Przed rozpoczęciem konfiguracji partner wdrożeniowy lub wsparcie SAP musi włączyć odpowiednie ustawienia w Provisioning. Należy także ustawić uprawnienia do zarządzania JPB, przeglądania elementów profilu oraz zarządzania umiejętnościami i kompetencjami. Przed aktywacją warto uruchomić narzędzie Check Tool, aby zidentyfikować błędy danych lub niespójności.

2. Rodziny stanowisk i role (Job Families & Roles)

Rodziny grupują powiązane role, a każda rola może być powiązana z wieloma kodami stanowisk. Struktura rodzin i ról powinna odpowiadać organizacyjnej hierarchii firmy. Rodziny i role tworzy się za pomocą narzędzia Manage Job Profile Content. Można też importować gotowe struktury z Success Store, zawierające sprawdzone treści.

Źródło: https://learning.sap.com/

3. Typy treści profilu

Za pomocą narzędzia Manage Job Profile Content definiuje się różne komponenty profilu, takie jak:

• Certyfikacje
• Kompetencje
• Wykształcenie
• Warunki zatrudnienia
• Pytania rekrutacyjne
• Obowiązki stanowiska
• Wymagania fizyczne
• Branże, w których dane stanowisko jest istotne
• Umiejętności

Treści te można także organizować w bibliotekach umiejętności i kompetencji.

Źródło: https://learning.sap.com/

4. Szablony profili stanowisk

Szablony decydują o układzie i strukturze profilu. Jeżeli różne rodziny wymagają różnych typów treści, można stworzyć wiele szablonów. Szablony można edytować pod kątem widoczności sekcji, kolejności i stylów.

Źródło: https://learning.sap.com/

5. Tworzenie i uzupełnianie profili

Profile tworzy się w narzędziu Manage Job Profiles. Zalecane jest tworzenie ich na poziomie roli (nie pojedynczej pozycji), bo ułatwia to zarządzanie. Po utworzeniu profilu edytuje się jego sekcje zgodnie z szablonem. System pozwala zapisać i aktywować profilu, dzięki czemu staje się on dostępny w całym SuccessFactors.

Źródło: https://learning.sap.com/

6. Opcjonalna konfiguracja workflow (obieg akceptacji)

Jeżeli organizacja chce, aby aktualizacje profili były zatwierdzane przez HR lub inne osoby, można skonfigurować workflow przypisany do obiektu Job Profile Draft w Configure Object Definition. Ten obieg działa, gdy profile są edytowane z poziomu menu profilu pracownika.

7. Potwierdzenia zmian profili (Job Profile Acknowledgement)

W narzędziu Configure Job Profile Acknowledgement Settings ustawia się, kiedy pracownik musi potwierdzić zmiany profilu (np. przez To-Do List lub pulpit). Dostępne są raporty pokazujące, kto potwierdził zmiany.

Źródło: https://learning.sap.com/

8. Konfiguracja profilu pracownika

W narzędziu Configure People Profile można dodać:

• link do profilu na karcie pracownika
• panel umiejętności z możliwością oceny
• panel kompetencji powiązany z ocenami w formularzach Performance & Goals

Źródło: https://learning.sap.com/

Najlepsze praktyki wdrożenia

1. Dobrze dopasuj kody stanowisk i klasyfikacje (np. JOBCLASSIFICATION lub JOBCODE zależnie od Employee Central).
2. Zaprojektuj strategię zawartości przed konfiguracją.
3. Używaj Success Store jako punktu wyjścia dla rodzin, ról i umiejętności.
4. Planuj migrację danych, jeżeli przenosisz się z Job Description Manager.
5. Fazuj wdrożenie zgodnie z modułami, w których JPB przynosi największą wartość.
6. Upewnij się, że uprawnienia są dobrze skonfigurowane.

Typowe wyzwania

• Duże organizacje złożone strukturalnie potrzebują więcej pracy na starcie.
• Terminologia dotycząca kodów, ról i rodzin może być myląca — warto ją dobrze udokumentować.
• Organizacje wielojęzyczne muszą przetłumaczyć profile na każdy język systemu.

Podsumowanie

Job Profile Builder zmienia sposób zarządzania opisami stanowisk i procesami talentowymi w SAP SuccessFactors. Choć wymaga wysiłku przy konfiguracji, zapewnia spójność danych, integrację między modułami i lepsze doświadczenia użytkowników.