Payday Super 2026: Co zespoły ds. płac w SAP muszą zrobić już teraz

Payday Super stanowi jedną z najważniejszych zmian w australijskim systemie emerytalnym od dziesięcioleci.

Zgodnie z proponowaną reformą pracodawcy nie będą już traktować składek emerytalnych jako kwartalnego procesu administracyjnego. Zamiast tego płatności emerytalne będą musiały być przetwarzane i przekazywane zgodnie z każdym cyklem płacowym za pośrednictwem systemów i oprogramowania do obsługi płac.

Zmiana ta ma na celu rozwiązanie długotrwałego problemu w systemie emerytalnym. Według Australijskiego Urzędu Skarbowego (ATO) każdego roku nie wypłacanych jest około 6,2 mld dolarów składek emerytalnych. Tylko w roku finansowym 2022–23 około 3,3 mln Australijczyków straciło 5,7 mld dolarów składek emerytalnych, co daje średnio około 1730 dolarów na każdego pracownika, którego to dotyczy.

Ta luka ma realne konsekwencje dla pracowników. Gdy składki emerytalne są opóźnione lub pomijane, pracownicy tracą korzyści wynikające z długoterminowego procentu składanego. W trakcie całej kariery zawodowej może to znacznie obniżyć wysokość świadczeń emerytalnych.

Program Payday Super ma na celu wyeliminowanie tej luki poprzez bezpośrednie powiązanie składek emerytalnych z każdym cyklem wypłaty wynagrodzenia. Przechodząc na częstsze wypłaty składek emerytalnych i zwiększając przejrzystość w zakresie obowiązków związanych z gwarancjami emerytalnymi, reforma ma na celu wzmocnienie zgodności z przepisami przy jednoczesnym zwiększeniu zaufania do systemu.

Dla kierowników i zespołów ds. płac zmiana ta wiąże się jednak ze znaczącymi implikacjami operacyjnymi dla procesów płacowych.

Co Payday Super oznacza dla zespołów ds. usług płacowych SAP

W wielu organizacjach wypłaty na fundusz emerytalny były tradycyjnie traktowane jako proces końcowy w ramach operacji płacowych. Pracodawcy zazwyczaj obliczali składki gwarancyjne na fundusz emerytalny podczas przetwarzania listy płac, ale wypłacali je co kwartał.

Taka struktura zapewniała zespołom ds. płac pewną elastyczność operacyjną. Pomiędzy przetwarzaniem listy płac a rozliczeniem kwartalnym pozostawał czas na poprawianie błędów w listach płac, weryfikację danych dotyczących funduszy emerytalnych pracowników oraz przeprowadzanie działań uzgadniających.

Wraz z wprowadzeniem Payday Super ta rezerwa czasu w dużej mierze znika.

Obliczenia, weryfikacje i wypłaty składek emerytalnych będą musiały odbywać się równolegle z każdym cyklem rozliczeniowym. Systemy płacowe będą zatem musiały obsługiwać częstsze wypłaty składek, ściślejsze kontrole i krótsze terminy przetwarzania.

Ta zmiana wpływa na sposób, w jaki zespoły ds. płac zarządzają zgodnością z przepisami dotyczącymi emerytur. Zamiast kwartalnej tolerancji na poprawki lub korekty, zespoły ds. płac będą musiały osiągnąć znacznie wyższy poziom precyzji w każdym cyklu rozliczeniowym.

Zmiana ta pociąga za sobą kilka konsekwencji operacyjnych:

• Kalendarze płacowe i terminy graniczne stają się bardziej krytyczne dla przetwarzania składek emerytalnych
• Wykrywanie błędów i ich rozwiązywanie musi następować na wcześniejszym etapie procesów płacowych
• Integracje z systemami, takimi jak izby rozliczeniowe, platformy finansowe i infrastruktura płatnicza, stają się kluczowym elementem ścieżki płacowej
• Zautomatyzowane weryfikacje i ścieżki audytu stają się coraz ważniejsze dla wypełnienia obowiązków w zakresie gwarancji emerytalnej
• Ręczne obejścia wprowadzają wyższe ryzyko operacyjne i ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów

W praktyce wprowadzenie Payday Super sprawia, że składki emerytalne przestają być okresowym działaniem związanym z zapewnieniem zgodności z przepisami, a stają się procesem operacyjnym w czasie rzeczywistym, wbudowanym bezpośrednio w system płacowy.

Wymóg zgodności z przepisami i szansa na modernizację

Chociaż Payday Super wprowadza nowe wymogi dotyczące zgodności z przepisami, stanowi również wyraźną szansę dla organizacji na modernizację procesów płacowych.

Wiele organizacji wykorzystuje tę reformę jako katalizator do wzmocnienia zarządzania płacami, poprawy automatyzacji i zmniejszenia zależności od procesów ręcznych.

Typowe obszary wymagające poprawy obejmują:

• Budowanie bardziej odpornych procesów płacowych, które obsługują częste płatności
• Ograniczanie ręcznych czynności związanych z płacami i zależności od arkuszy kalkulacyjnych
• Poprawę zarządzania danymi dotyczącymi funduszy emerytalnych pracowników oraz jakości danych podstawowych
• Zwiększenie automatyzacji w oprogramowaniu i systemach płacowych
• Wzmocnienie gotowości do audytu płacowego i monitorowania zgodności

Organizacje, które traktują system Payday Super jako inicjatywę transformacyjną, a nie tylko obowiązek regulacyjny, często osiągają szersze usprawnienia w całym obszarze operacji płacowych.

W rezultacie powstaje środowisko płacowe, które jest bardziej przejrzyste, wydajne i niezawodne.

Dlaczego przygotowania należy rozpocząć już teraz

Chociaż przewidywane wprowadzenie Payday Super 1 lipca 2026 r. może wydawać się odległe, przygotowanie się do tej zmiany wymaga czasu.

Wdrożenie częstszych wypłat składek emerytalnych może wpłynąć na harmonogramy płacowe, integracje systemowe, procesy płacowe oraz zarządzanie danymi emerytalnymi. W związku z tym zespoły ds. płac powinny z dużym wyprzedzeniem rozpocząć ocenę swojej gotowości.

Wczesne przygotowania zazwyczaj obejmują przegląd obecnego, kompleksowego procesu emerytalnego w organizacji oraz identyfikację potencjalnych obszarów ryzyka lub nieefektywności.

Kluczowe obszary do przeglądu obejmują:

• Obecny proces płacowy stosowany do obliczania i wypłacania składek emerytalnych
• Ręczne czynności lub zależności od arkuszy kalkulacyjnych w ramach procesów płacowych
• Dokładność i kompletność danych dotyczących funduszy emerytalnych pracowników
• Harmonogramy przetwarzania płac, terminy graniczne i struktura cyklu płacowego
• Konfiguracja systemu płacowego i możliwości automatyzacji

Organizacje, które rozpoczną te oceny wcześnie, mają większe szanse na płynniejsze przejście i uniknięcie niepotrzebnego ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów w miarę zbliżania się terminu wejścia w życie nowych przepisów.

Kluczowe wnioski dla kierowników działów płac

Dla kierowników działów płac Payday Super wprowadza kilka ważnych zmian, które zmienią sposób zarządzania składkami emerytalnymi.

• Składki emerytalne będą musiały być przetwarzane zgodnie z każdym cyklem wypłat, a nie wypłacane kwartalnie
• Harmonogramy płac, terminy graniczne i procesy obsługi błędów staną się bardziej krytyczne
• Organizacje w dużym stopniu opierające się na procesach ręcznych mogą stanąć w obliczu wyższego ryzyka operacyjnego i związanego z przestrzeganiem przepisów
• Integracje między systemami płacowymi, systemami finansowymi i izbami rozliczeniowymi emerytur staną się częścią krytycznej ścieżki płacowej
• Wczesne rozpoczęcie ocen gotowości pozwala organizacjom skuteczniej planować aktualizacje systemów i dostosowania operacyjne

Wiele organizacji już wykorzystuje wprowadzenie Payday Super jako okazję do modernizacji procesów płacowych i wzmocnienia automatyzacji w operacjach płacowych.

Jak Zalaris pomaga organizacjom przygotować się do systemu emerytalnego Payday Super

W Zalaris wspieramy organizacje przygotowujące swoje środowiska płacowe SAP oraz wdrożenia SAP SuccessFactors Employee Central Payroll pod kątem Payday Super poprzez ustrukturyzowane i praktyczne podejście.

Nasze podejście koncentruje się na pomocy organizacjom w:

• Ocenie gotowości systemów i procesów płacowych
• Identyfikacji obszarów ryzyka operacyjnego i zgodności z przepisami
• Projektowaniu zautomatyzowanych i zgodnych z przepisami przepływów pracy w zakresie płac
• Poprawie integracji między systemami płacowymi a izbami rozliczeniowymi emerytur
• Opracowaniu praktycznego planu działania na okres przejściowy do 2026 r.

Celem jest pomoc organizacjom w przejściu z kwartalnego modelu przetwarzania składek emerytalnych na niezawodną strukturę płacową dostosowaną do systemu Payday Super, przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami i wzmocnieniu zaufania pracowników.

Zacznij przygotowania już dziś do 1 lipca 2026 r.

Payday Super stanowi jedną z najważniejszych zmian w zakresie zgodności płacowej w Australii w ostatnich latach.

Organizacje, które rozpoczną przygotowania wcześnie, będą miały lepszą pozycję do płynnego zarządzania przejściem, zmniejszenia ryzyka związanego z przestrzeganiem przepisów oraz wzmocnienia swoich operacji płacowych w nadchodzących latach.

Skontaktuj się z ekspertem, aby poruszać się po zgodności z Payday Super!