SAP SuccessFactors: Nowi pracownicy gotowi do działania w mgnieniu oka - sekret efektywnego onboardingu.

Czasy kiedy u jednego pracodawcy spędzało się całe życie zawodowe dawno już minęły i choć zmiana pracy jest czymś zupełnie normalnym, to jej rozpoczęcie w nowym miejscu potrafi być czymś stresującym. I tak jak zaplanowanie i przygotowanie się do wejścia na pokład samolotu czy statku, który zabierze nas w ciekawą podróż jest czymś bardzo ważnym, tak samo zaplanowanie i przygotowanie się na przyjście do nowej organizacji są czynnościami, o których zapomnieć nie można. Analogia jest nieprzypadkowa, albowiem procesem, który ma to wszystko ułatwić jest onboarding – wejście na pokład, zaokrętowanie. Onboarding powinien być dostosowany do specyfiki danej organizacji, jej kultury organizacyjnej oraz życia firmy, aby adaptacja nowo zatrudnionej osoby przebiegała sprawnie i skutecznie.

W dynamicznym i konkurencyjnym otoczeniu biznesowym, skuteczne wprowadzenie nowych pracowników do organizacji jest kluczowym elementem sukcesu. Cały proces onboardingu powinien uwzględniać nie tylko kwestie formalne, ale także adaptację nowo zatrudnionej osoby, wyznaczenie celów, zakres obowiązków oraz wdrażanie do kultury organizacyjnej. Warto pamiętać, że onboarding pracowników powinien być zaplanowany z myślą o długoterminowym zaangażowaniu pracownika w firmie dłużej.

SuccessFactors Onboarding oferuje holistyczne rozwiązania, które umożliwiają zarządzanie całym procesem wprowadzania pracownika – począwszy od chwili akceptacji oferty pracy, aż po pierwszy dzień pracy. Platforma wspiera nie tylko wdrażanie i adaptację, ale także oferuje nowym pracownikom szerokie możliwości rozwoju, szkolenia oraz szkoleniami, co przekłada się na ich efektywność i motywację do pracy na danym stanowiskiem. Dzięki temu zarówno nowi pracownicy, jak i zespoły odpowiedzialne za onboarding, mogą skupić się na budowaniu relacji oraz osiągnięciu szybszych efektów biznesowych.

Jedną z kluczowych zalet SuccessFactors Onboarding jest możliwość personalizacji procesu wdrażania, co pozwala dostosować go do indywidualnych potrzeb i oczekiwań nowych pracowników. Dział HR odgrywa tu istotną rolę, koordynując proces wdrożenia i dbając o to, by onboarding był zgodny z najlepszymi praktykami branży HR oraz specyfiką swojej organizacji. Dzięki temu możliwe jest dostarczenie nowym pracownikom podstawowych informacji, narzędzi niezbędnych do skutecznego wykonywania ich obowiązków, a także wsparcia w adaptacji do nowego środowiska pracy.

Platforma umożliwia także monitorowanie postępów w procesie integracji i zdobywania nowych umiejętności, co skutkuje szybką reakcją w przypadku pojawienia się trudności. Monitorować proces onboardingu można poprzez regularne zbieranie informacji zwrotnej, wykorzystanie badań typu pulse check oraz analizę opinii ze strony pracownika, co pozwala na bieżąco usprawniać proces wdrożenia i zwiększać jego efektywność.

Przy zmianie stanowiska wewnątrz firmy, istotne jest, by nawet skrócony proces adaptacyjny został przeprowadzony w sposób sensowny. W tym kontekście niezbędne są lista kontrolna, szkolenia oraz integracja z pozostałymi pracownikami i poznawanie innych pracowników, co ułatwia wdrażanie do nowych obowiązków i zakresu obowiązków na danym stanowisku pracy. Dzięki crossboardingowi pracownicy przechodzący na nowe stanowisko są należycie przygotowywani do nowych obowiązków.

Natomiast w przypadku odejścia pracownika z firmy, istotne jest profesjonalne przeprowadzenie procesu offboardingu. Planowanie onboardingu, efektywne wdrażanie oraz inwestowanie w kapitał ludzki przynoszą długoterminowe korzyści dla firmy, zwiększając szanse na to, że pracownik pozostanie w firmie dłużej i będzie ambasadorem marki. Dzięki ustandaryzowanym programom tworzy się pozytywną atmosferę do ostatniego dnia pracy oraz buduje się solidne fundamenty dla pozytywnych referencji od byłych pracowników. Plan transferu wiedzy zapewnia, że żadna wiedza nie zostanie stracona po odejściu pracownika, a projekty będą kontynuowane bez zakłóceń.

Automatyzacja Procesów Onboardingowych i onboarding pracownika w SAP SuccessFactors

Dzięki zautomatyzowanym procesom onboardingowym firma może skoncentrować się na skutecznym przywitaniu nowych pracowników i zapewnieniu im odpowiednich narzędzi do szybkiego rozpoczęcia pracy. Automatyzacja pozwala również monitorować proces onboardingu, korzystać z listy kontrolnej oraz zadbać o realizację wszystkich kwestii formalnych, co przekłada się na sprawny przebieg wdrożenia.

To również poprawia doświadczenie nowych pracowników, którzy od samego początku czują się docenieni i odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich obowiązków. Kluczowe jest tu planowanie onboardingu, ścisła współpraca z działem HR oraz wsparcie szkoleniami, które pomagają efektywnie wdrażać nowych członków zespołu i zwiększają ich zaangażowanie. Automatyzacja wpływa także na jego efektywność, umożliwiając regularną ocenę postępów i ciągłe doskonalenie procesu.

Automatyzacja i zaangażowanie z SuccessFactors Onboarding

Warto skupić się na automatyzacji zadań. Automatyzacja wspiera wyznaczenie celów oraz jasne określenie zakresu obowiązków dla nowego pracownika, co ułatwia jego adaptację i efektywne wdrożenie.

Dzięki użyciu narzędzia do automatycznego wysyłania powiadomień z ważnymi informacjami, przypisywania szkoleń czy tworzenia kont użytkowników, wzrasta szybkość, skuteczność i powtarzalność całego procesu. W ramach onboarding pracowników automatyzacja pozwala na sprawne przekazywanie nowych obowiązków, organizację szkoleń oraz integrację z innymi pracownikami poprzez zaplanowane spotkania i prezentacje. Zadania wymagające zaangażowania obu stron, zarówno przyszłego pracownika jak i osób odpowiedzialnych za prawidłowy przebieg procesu, tworzą zaś poczucie opieki i indywidualnego podejścia.

Główne funkcjonalności, w tym badania medycyny pracy

• Zbieranie danych. Nowi pracownicy mogą wypełniać formularze, przeglądać dane i wykonywać zadania na swoich urządzeniach mobilnych. W tym etapie przekazywane są również podstawowe informacje o firmie, zasadach i procesach, a także przygotowywane są miejsca pracy oraz stanowisko pracy, aby zapewnić komfortowe wdrożenie.
• Dokumenty. Generowanie i podpisywanie dokumentów przy użyciu DocuSign lub i SAP SuccessFactors eSignature obejmuje także obsługę kwestii formalnych związanych z rozpoczęciem pracy.
• Zadania. Angażują zarówno nowego pracownika jak i odoby odpowiedzialne ze strony organizacji. Obejmują organizację szkoleń wdrożeniowych oraz integrację z innymi pracownikami, co ułatwia adaptację w zespole.
• Digitalizacja procesów. Rozwiązanie SAP SuccessFactors Onboarding integruje systemy, procesy i ludzi w intuicyjne doświadczenie cyfrowe. W procesie onboardingu wykorzystywana jest lista kontrolna, która wspiera skuteczne wdrożenie nowego pracownika. Dostępne jest z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu.

Korzyści biznesowe SuccessFactors Onboarding

• Najlepszy w swojej klasie onboarding zapewnia 2,5-krotnie wyższy wzrost zysków, ponieważ efektywny onboarding znacząco zwiększa szanse na to, że nowy pracownik pozostanie w firmie dłużej. Przemyślany proces wdrożenia ogranicza rotację i pozwala lepiej wykorzystać potencjał zatrudnionych osób.
• Skrócenie czasu, w którym pracownicy osiągają pełną produktywność, jest możliwe dzięki inwestowaniu w kapitał ludzki oraz regularnej ocenie jego efektywności. Jasno określone cele i wsparcie na każdym etapie wdrożenia pozwalają szybciej osiągnąć oczekiwane rezultaty.
• Wyższa skuteczność w realizacji celów wynika z odpowiedniego wdrożenia oraz planowania onboardingu, które są kluczowymi elementami całego procesu. Strukturalne podejście do wdrażania nowych i powracających pracowników zapewnia płynność i spójność działań.
• Zwiększona efektywność organizacyjna to efekt świadomego inwestowania w swoich pracowników oraz ich szybkie włączenie w życie firmy. Dbanie o rozwój i doświadczenia zespołu przekłada się na lepsze wyniki i długofalowy sukces organizacji.

Rola menedżera w onboardingu

Rola menedżera w procesie onboardingu nowych pracowników jest nie do przecenienia. To właśnie menedżer, jako pierwszy przełożony nowego pracownika, odpowiada za to, by od pierwszych dni w nowym miejscu pracy czuł się on pewnie i miał jasno określone cele oraz zakres obowiązków. Skuteczny onboarding zaczyna się od dobrze przygotowanego planu, który obejmuje wszystkie kluczowe etapy – od momentu rozpoczęcia pracy, przez adaptację nowo zatrudnionej osoby, aż po pełną integrację z zespołem.

W ramach działań employer brandingowych, menedżer powinien zadbać o to, by nowy pracownik poznał misję, wartości oraz cele biznesowe firmy. Dzięki temu łatwiej zrozumie kulturę organizacyjną i szybciej odnajdzie się w nowym środowisku. Przedstawienie struktury organizacyjnej, omówienie procedur obowiązujących w firmie oraz zapoznanie z narzędziami wykorzystywanymi na danym stanowisku to kolejne kroki, które pomagają w skutecznym wdrożeniu.

Nie mniej ważne jest zapewnienie nowemu pracownikowi dostępu do szkoleń i wsparcia merytorycznego. Menedżer powinien zachęcać do aktywnego udziału w szkoleniach oraz spotkaniach zespołowych, co pozwala na szybkie zdobycie niezbędnych umiejętności i wiedzy. Regularna informacja zwrotna oraz otwartość na pytania ze strony nowego pracownika budują atmosferę zaufania i sprzyjają efektywnej adaptacji.

Kluczowym zadaniem menedżera jest także monitorowanie procesu onboardingu. Dzięki bieżącej obserwacji postępów i reagowaniu na ewentualne trudności, można szybko wprowadzać niezbędne zmiany i zapewnić skuteczne wdrożenie nowego pracownika. Współpraca z działem HR gwarantuje, że wszystkie kwestie formalne zostaną dopełnione, a proces onboardingu przebiegnie zgodnie z procedurami obowiązującymi w organizacji.

Ostatecznie, menedżer powinien regularnie oceniać efektywność procesu onboardingu i wdrażać usprawnienia, które przełożą się na jeszcze lepsze doświadczenia pracownika oraz korzyści finansowe i organizacyjne dla całej firmy. Dobrze przeprowadzony onboarding to inwestycja w kapitał ludzki, która procentuje w dłuższej perspektywie – zarówno dla nowych pracowników, jak i dla całej organizacji.

Podsumowanie

SuccessFactors Onboarding to nie tylko narzędzie, ale również kompleksowa strategia wspierająca proces wdrożenia i onboarding pracownika, która umożliwia organizacjom skuteczne i efektywne wprowadzanie nowych pracowników. Dzięki niemu można zbudować solidne fundamenty do dalszego rozwoju, zapewniając nowym członkom zespołu komfortową i skuteczną integrację. Kluczowe jest tu regularne zbieranie informacji zwrotnej ze strony pracownika oraz dostosowanie procesu do specyfiki i potrzeb swojej organizacji. Jest to zatem kluczowy element budowania sukcesu organizacji, który warto uwzględnić podczas planowania strategii onboardingowej.

Zapewnienie przestrzegania zasad HR oraz przepisów dotyczących ochrony danych, a także skuteczne budowanie marki pracodawcy to dodatkowe korzyści płynące z wykorzystania tego rozwiązania. W procesie onboardingu istotne jest także przedstawienie tematu firmy, dopasowanie wdrożenia do danego stanowiskiem, uwzględnienie etapu rekrutacji, odpowiednie przygotowanie przed rozpoczęciem pracy oraz wsparcie w pierwszych dniach nowej pracy. Z SuccessFactors Onboarding ten proces staje się płynny i wydajny, co przekłada się na wzrost efektywności oraz satysfakcję zarówno pracowników, jak i kadry zarządzającej.