Ujednolicenie HR i płac: argumenty za jednym partnerem i zerową fragmentacją

Rozbieżność między przewidywanymi wynikami biznesowymi a rzeczywistością jest oczywista: transformacja HR przyniosła nowoczesne systemy, ale nie zawsze zapewniła prostotę operacyjną.

Technologia HR jest obecnie bardziej zaawansowana niż kiedykolwiek, ale modele operacyjne nie nadążają za tym tempem i fragmentacja nadal występuje. W rezultacie specjaliści HR poświęcają zbyt dużo czasu na rozwiązywanie błędów, uzgadnianie danych i kompensowanie rozłączonych procesów.

Ta fragmentacja jest globalną rzeczywistością. Niedawne badanie Deloitte Global Payroll Benchmarking Survey wykazało, że przeciętna firma na całym świecie korzysta z prawie czterech różnych technologii płacowych, a w niektórych regionach fragmentacja jest jeszcze większa.

Organizacje zdają sobie sprawę, że prawdziwa transformacja nie następuje wraz z uruchomieniem systemu — następuje ona wtedy, gdy osiągane są stałe wyniki operacyjne. Zmiana ta wymaga jednego odpowiedzialnego partnera w zakresie wdrożenia i bieżącej obsługi płac.

W niniejszym artykule przeanalizowano, dlaczego fragmentacja środowisk HR i płac stała się kwestią strategiczną, w jaki sposób ogranicza ona realizację nowoczesnej strategii kadrowej oraz dlaczego model zunifikowanego partnerstwa jest coraz częściej wybierany przez liderów, którzy oczekują od działu HR pewności działania, dokładności i bezpośredniego wpływu na wyniki biznesowe.

Fragmentacja jako bariera dla pewności operacyjnej

Fragmentacja technologii nie jest zazwyczaj wynikiem świadomego wyboru strategicznego. Rozwija się ona z czasem w odpowiedzi na lokalne potrzeby, przejęcia, zmiany regulacyjne i kolejne inwestycje w technologie cyfrowe.

Nowe systemy są dodawane bez czasu i odpowiedzialności potrzebnych do udoskonalenia starszych modeli, a integracje są wprowadzane jako rozwiązania doraźne, a nie jako część spójnej architektury. Wraz ze wzrostem złożoności odpowiedzialność jest rozdzielana między zespoły wewnętrzne i wielu dostawców, a ryzyko operacyjne wzrasta.

Brak jednego źródła prawdziwych danych dotyczących pracowników ma wpływ na każdy aspekt działalności HR, w tym:

1. Silosowe dane i zduplikowane rekordy pracowników

Gdy systemy kadrowe, płacowe i czasu pracy nie komunikują się ze sobą, dane muszą być wprowadzane więcej niż raz. Z czasem pojawiają się niespójności – mogą one wyglądać następująco: różne daty rozpoczęcia pracy, dodatki widoczne w jednym systemie, ale nie w innym, zmiany nazwisk zarejestrowane w systemie płacowym, ale nie w systemie świadczeń i wiele innych.

Każda rozbieżność wymaga ludzkiego wysiłku w celu uzgodnienia i wprowadza ryzyko błędów, które bezpośrednio wpływają na dokładność. Praca związana z utrzymaniem spójności staje się ciągłym obciążeniem operacyjnym, a nie zautomatyzowanym procesem.

2. Ryzyko związane z zgodnością i bezpieczeństwem

Fragmentacja danych utrudnia śledzenie, kto ma dostęp do poufnych informacji o pracownikach i czy lokalne przepisy są konsekwentnie stosowane. Aktualizacje przepisów podatkowych, formatów sprawozdawczości ustawowej lub prawa pracy muszą być powielane we wszystkich systemach i u wszystkich dostawców. Powoduje to opóźnienia, które mogą skutkować nieprawidłowymi potrąceniami lub niedotrzymaniem terminów sprawozdawczości.

Bez centralnej kontroli trudno jest zapewnić zgodność z wymogami regulacyjnymi, takimi jak RODO, np. minimalizacja danych i kontrola przechowywania.

3. Nieefektywne planowanie zatrudnienia

Gdy dane pracowników znajdują się w wielu miejscach, organizacje tracą przejrzystość co do rzeczywistych kosztów i składu swojej siły roboczej. Liczba pracowników, wolne stanowiska, nadgodziny i wydatki na pracowników tymczasowych są często raportowane ręcznie, a kierownictwo musi podejmować decyzje w oparciu o nieaktualne lub niekompletne informacje.

Prognozowanie staje się reaktywne, a nie strategiczne, jeśli dział HR musi nieustannie weryfikować dane przed modelowaniem przyszłych scenariuszy.

4. Niedokładne raportowanie i analizy

Nowoczesne strategie HR opierają się na wysokiej jakości danych, które pozwalają śledzić zaangażowanie, produktywność i wyniki biznesowe. Jednak fragmentaryczne systemy powodują opóźnienia w raportowaniu i podważają wiarygodność danych liczbowych. Analitycy HR często poświęcają więcej czasu na czyszczenie danych niż na wyciąganie wniosków. Kadra kierownicza podchodzi z nieufnością do pulpitów nawigacyjnych, które są często kwestionowane. W rezultacie organizacje mają trudności z wykazaniem wpływu transformacji i tracą możliwości wprowadzania ulepszeń w oparciu o dowody.

5. Zwiększona administracja ręczna

Chociaż technologie HR mają na celu ograniczenie rutynowych zadań administracyjnych, fragmentacja często powoduje konieczność powrotu do pracy ręcznej. Zespoły zarządzają zbiorczym przesyłaniem danych, ponownie wprowadzają zmiany i wyszukują brakujące informacje. Zwiększa to zależność od indywidualnej wiedzy zamiast ustanowienia standardowych procesów pracy.

Zadania te nadal pochłaniają zasoby długo po uruchomieniu systemu, ograniczając zdolność zespołów HR do skupienia się na inicjatywach strategicznych.

6. Słabe doświadczenia pracowników

Pracownicy i menedżerowie oczekują cyfrowych doświadczeń na poziomie konsumenckim, ale fragmentacja zapewnia coś zupełnie przeciwnego. Zmęczenie hasłami, zróżnicowane interfejsy, opóźnione aktualizacje i niespójne stosowanie zasad podważają zaufanie do usług HR. Gdy zadania są trudne, ludzie wracają do poczty elektronicznej lub nieformalnych rozwiązań, co wprowadza nowe błędy i zwiększa obciążenie zespołów HR.

Koszt dla organizacji jest dwojaki: drogie technologie pozostają niewykorzystane, a pracownicy unikają korzystania z przewidzianych procesów i opcji samoobsługi. Dla pracowników skomplikowane procesy zwiększają frustrację i czas poświęcany na zadania administracyjne. Według raportu Deloitte „Human Capital Trends Report 2025” 41% codziennej pracy poświęca się na zadania nieprzynoszące wartości dodanej – fragmentacja pogłębia ten problem.

Niewydajność operacyjna pozostaje w dużej mierze niewidoczna w panelach raportowania, ale każdego miesiąca pochłania wiele godzin pracy działu kadr.

Spowalnia ona pracę, maskuje możliwe do uniknięcia błędy i pochłania wysiłki, które powinny być skoncentrowane na tworzeniu wartości. Fragmentacja nie tylko powoduje zakłócenia operacyjne, ale także systematycznie uniemożliwia zespołom kadrowym i płacowym wykonywanie pracy z pewnością, dokładnością i szybkością.

Wpływ fragmentacji na operacje płacowe i zarządzanie

W szybkiej ankiecie przeprowadzonej przez Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) w Wielkiej Brytanii 41% specjalistów ds. płac stwierdziło, że uzgodniony przez ich organizację cel dokładności wynosi 98-99% (a 29% stwierdziło, że 100%). Jednak raport Remote „2024 State of Payroll Report” wykazał, że 40% pracowników doświadczyło błędu w rozliczeniach płacowych w ciągu 12 miesięcy.

Ta rozbieżność wskazuje na utrzymującą się lukę: organizacje dążą do zapewnienia dokładnych cykli rozliczeniowych, podczas gdy pracownicy cierpią z powodu niedokładności. Fragmentacja stanowi poważne zagrożenie dla dokładności rozliczeń płacowych.

Silosowe systemy podważają dokładność danych podstawowych, kompletność informacji o czasie pracy i wiarygodność obliczeń. Stanowi to szczególne wyzwanie dla globalnych organizacji, które muszą dostosować się do przepisów obowiązujących w każdej lokalizacji.

Kiedy przepływ danych jest niespójny, zespoły odpowiedzialne za wynagrodzenia muszą zajmować się zarządzaniem wyjątkami zamiast realizacją procesu. Koniec miesiąca staje się okresem zwiększonej presji i ręcznych kontroli, a inicjatywy strategiczne są odkładane w celu utrzymania stabilności operacyjnej.

Niektóre typowe wyzwania związane z płacami w przypadku fragmentarycznych systemów HRIS obejmują:

1. Niespójność danych podstawowych
Niewielkie rozbieżności w danych dotyczących stanowiska, elementów wynagrodzenia lub wzorców pracy powodują wyjątki, które mają wpływ na obliczenia. Zespoły odpowiedzialne za wynagrodzenia poświęcają czas na uzgadnianie zmian zamiast na przetwarzanie wynagrodzeń, a błędy mogą pozostawać niewykryte do momentu niepowodzenia płatności.

2. Niezgodności dotyczące czasu pracy i obecności
Gdy systemy rejestracji czasu pracy nie są w pełni zintegrowane, dział płac otrzymuje opóźnione, niekompletne lub ręcznie skompilowane dane. Zwiększa to ryzyko nieprawidłowego wynagrodzenia dla pracowników godzinowych i wywiera dodatkową presję na cykle rozliczeniowe, w których dokładność ma największe znaczenie.

3. Opóźnione aktualizacje ustawowe

TZmiany dotyczące podatków, emerytur i sprawozdawczości są często najpierw wprowadzane w jednym systemie, a następnie ręcznie w innych. Rozbieżności czasowe między rozwiązaniami powodują ryzyko niezgodności z przepisami, szczególnie w środowiskach wielonarodowych, w których często wprowadzane są aktualizacje przepisów.

4. Ograniczona widoczność zmian w zakresie HR

Zmiany w umowach nie zawsze są odzwierciedlane w procesach płacowych w momencie ich wystąpienia. Zespoły polegają na nieformalnej komunikacji, aby wypełnić luki, co powoduje niespójność i utrudnia wykazanie zgodności z przepisami.

5. Wysoki poziom kontroli ręcznej

Im bardziej rozdrobniony jest krajobraz, tym bardziej płace opierają się na ręcznych kontrolach w celu zagwarantowania poprawności. Rosną rejestry wyjątków, skracają się okna rozliczeniowe, a cenna wiedza specjalistyczna jest poświęcana na rozwiązywanie problemów związanych z błędami, a nie na optymalizację.

6. Pogarszające się zaufanie pracowników

Błędy w rozliczeniach płacowych mają bezpośredni wpływ na ludzi. Badania pokazują, że 49% pracowników rozważa odejście z pracy po dwóch błędach w rozliczeniach płacowych. Nawet jedna nieprawidłowa wypłata może zmniejszyć zaufanie do działu kadr i spowodować problemy w relacjach z pracownikami, których można było uniknąć. Praca nad naprawą sytuacji stanowi dodatkowe obciążenie dla zespołów kadrowych, które i tak są już przeciążone.

Fragmentaryczny model HR i płac nie jest zrównoważony w środowisku regulacyjnym, w którym tempo zmian rośnie, a koszty nieprzestrzegania przepisów mogą być poważne. Podważa to również doświadczenia pracowników, które organizacje chcą im zapewnić. Pracownicy oczekują dostępu do danych osobowych, przejrzystych sald urlopowych, dokładnego czasu pracy i wynagrodzenia oraz samoobsługi w jednym miejscu.

Dlaczego sama technologia nie jest rozwiązaniem: modele operacyjne HR muszą nadążać za zmianami

Większość organizacji polegała na dużych programach technologicznych w celu usprawnienia działu HR i płac. Nowe systemy chmurowe zapewniły lepsze doświadczenia użytkowników i potencjał innowacyjny. Jednak wdrażanie technologii jest często oddzielone od projektowania i świadczenia bieżących usług.

W momencie zakończenia projektu odpowiedzialność zostaje podzielona. Zespoły wewnętrzne, wielu dostawców i lokalni dostawcy usług płacowych przejmują odpowiedzialność za swoje konkretne obszary. Kiedy procesy ulegają zakłóceniu i pojawiają się błędy, trudno jest wskazać odpowiedzialną osobę.

Chartered Institute of Personnel and Development zwraca uwagę na kolejną istotną rozbieżność: podczas gdy tempo wdrażania technologii przyspiesza, niezbędne podnoszenie kwalifikacji specjalistów HR w celu jej skutecznego wykorzystania pozostaje w tyle. Badania CIPD sugerują, że tylko 40% przedsiębiorstw zapewnia specjalistom HR wystarczające szkolenia, aby wesprzeć przejście na nowy model operacyjny.

System nie może zapewniać ciągłej wartości, jeśli model operacyjny, w którym funkcjonuje, nie uległ również transformacji. Aby rozwiązać ten głęboko zakorzeniony brak spójności i złożoność, konieczna jest fundamentalna zmiana w kierunku ujednoliconej odpowiedzialności i realizacji.

Jeden partner – od rozwiązań technologicznych po usługi zarządzane

Liderzy HR oceniają modele usług, które od samego początku zapewniają zbiorową odpowiedzialność za technologie i operacje. Zamiast rozdzielać wdrażanie i wsparcie, jeden partner pozostaje odpowiedzialny za utrzymanie sprawności systemu, zapewnienie zarządzania integracją, obsługę płac i proaktywne wprowadzanie ulepszeń.

Kryzys fragmentacji podkreśla pilną potrzebę takiego ujednoliconego podejścia: podczas gdy przeciętna firma współpracuje z prawie czterema odrębnymi dostawcami zewnętrznymi na całym świecie, aż 68% organizacji aktywnie przechodzi transformację płacową lub kadrową oraz konsolidację dostawców, aby zaradzić tej złożoności.

W pełni zharmonizowany, jednolity model administracji kadrami i płacami ma kilka zalet:

• Decyzje projektowe są podejmowane w oparciu o wiedzę operacyjną i doświadczenie w zakresie zgodności z przepisami.
• Zarządzanie danymi jest spójne w całym cyklu życia systemu.
• Integracje i struktury raportowania ewoluują wraz z organizacją, zamiast stać się przestarzałe.
• Operacje związane z płacami są bezpośrednio powiązane z możliwościami systemu, a nie zależne od procesów zastępczych.
• Problemy są rozwiązywane u źródła, dzięki czemu błędy nie powtarzają się.

Nie jest to zwykły model wsparcia. Jest to strategiczne partnerstwo usługowe, które gwarantuje, że cele ustalone podczas transformacji są nadal osiągane kilka lat później. Technologia i wydajność usług idą w parze, a odpowiedzialność za wyniki jest jasno określona.

Przygotowanie do transformacji

Przejście na ujednolicony model partnerski powinno być planowane z taką samą dyscypliną, jak transformacja technologiczna. Organizacja ocenia aktualny stan swoich procesów, integracji i poziomów usług. Ustala jasne oczekiwania dotyczące przyszłej wydajności operacyjnej i zapewnia, że struktury odpowiedzialności są dostosowane do priorytetów biznesowych.

Ujednolicenie procesów kadrowych i płacowych dzięki Zalaris

Przejście od fragmentarycznych dostawców do ujednoliconego partnerstwa wymaga jasnej odpowiedzialności i strategicznego planowania. Model One Partner zapewnia wdrożenie technologii, zarządzanie operacyjne i ciągłą optymalizację w ramach jednej struktury własnościowej, eliminując lukę wykonawczą, która powoduje, że tradycyjna transformacja HR nie przynosi oczekiwanych rezultatów.