Zalaris SF-eFile to bezpieczna, oparta na chmurze cyfrowa teczka osobowa, zaprojektowana specjalnie dla SAP SuccessFactors. Rozwiązanie to centralizuje wszystkie dokumenty pracowników w jednej, podlegającej kontroli cyfrowej teczce, eliminując potrzebę korzystania ze współdzielonych dysków, papierowych teczek, starszych serwerów czy zewnętrznych repozytoriów dokumentów. Działy HR zyskują uporządkowane, ustandaryzowane i w pełni przeszukiwalne teczki osobowe z automatycznym przechowywaniem, kontrolą dostępu, zarządzaniem wersjami oraz kompletnymi ścieżkami audytu — a wszystko to w ramach interfejsu SAP SuccessFactors.
SF-eFile wspiera organizacje przechodzące z SAP HCM na SAP SuccessFactors, zapewniając gotowe do wdrożenia w chmurze podejście do zarządzania dokumentami oraz gwarantując, że akta pracowników są dokładne, kompletne i zgodne z przepisami.

SF-eFile jest w pełni zintegrowane z SAP SuccessFactors, co oznacza, że użytkownicy pozostają w znanym interfejsie SuccessFactors bez konieczności korzystania z dodatkowych systemów lub logowania się. Rozwiązanie integruje się bezpośrednio z Employee Central, umożliwiając zespołom HR przesyłanie, porządkowanie, wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami pracowników bez opuszczania platformy. Wszystkie operacje związane z dokumentami — w tym tworzenie, przesyłanie, oznaczanie tagami, przechowywanie, usuwanie oraz śledzenie audytowe — odbywają się w ramach SuccessFactors.

Ta natywna integracja zapewnia:

• Spójny interfejs użytkownika
• Brak konieczności wdrażania dodatkowej infrastruktury IT
• Płynną obsługę uprawnień opartych na rolach
• Szersze wykorzystanie rozwiązania przez dział HR, menedżerów i audytorówSF-eFile jest w pełni zintegrowane z platformą SAP SuccessFactors, co oznacza, że użytkownicy pozostają w znanym interfejsie SuccessFactors bez konieczności korzystania z dodatkowych systemów lub logowania się do nich. Rozwiązanie integruje się bezpośrednio z modułem Employee Central, umożliwiając zespołom HR przesyłanie, porządkowanie, wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami pracowników bez opuszczania platformy. Wszystkie operacje związane z dokumentami — w tym tworzenie, przesyłanie, oznaczanie, przechowywanie, usuwanie oraz śledzenie audytowe — odbywają się w ramach platformy SuccessFactors.
  

Ta natywna integracja zapewnia:

Spójny interfejs użytkownika

Brak konieczności stosowania dodatkowej infrastruktury IT

Płynną obsługę uprawnień opartych na rolach

Szersze wykorzystanie rozwiązania przez dział HR, menedżerów i audytorów

Wiele organizacji korzystających z SAP SuccessFactors nadal zarządza dokumentami w sposób rozproszony — w folderach współdzielonych, skrzynkach e-mailowych, na dyskach sieciowych lub w postaci papierowych akt. Powoduje to ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów, utratę dokumentów, niespójną strukturę plików oraz znaczne obciążenie administracyjne działu kadr.

SF-eFile rozwiązuje te problemy, zapewniając:

• Jedną cyfrową teczkę osobową dla każdego pracownika
• Spójną strukturę folderów i kategoryzacji
• Standaryzowane zarządzanie cyklem życia dokumentów
• Zautomatyzowane reguły przechowywania i usuwania
• Lepsze możliwości audytu i zgodność z przepisami
• Szybsze wyszukiwanie dokumentów i mniejsze obciążenie działu kadr
• Strukturę plików dostosowaną do chmury, umożliwiającą migrację z SAP HCM do SuccessFactors

Zgodność z przepisami jest wbudowana w SF-eFile dzięki konfigurowalnym ramom zarządzania, które gwarantują, że dokumenty pracowników są kompletne, dokładne i zabezpieczone. Funkcje obejmują:
Zautomatyzowane okresy przechowywania dokumentów
Zaplanowane usuwanie dokumentów, których termin ważności upłynął
Kontrola dostępu dostosowana do uprawnień w SuccessFactors
W pełni identyfikowalne ścieżki audytu dla operacji przesyłania, przeglądania, edycji i usuwania
Historia wersji zapewniająca integralność dokumentów
Spójna struktura folderów gwarantująca stałą dostępność wymaganych dokumentów
Pomaga to organizacjom spełniać wymogi wewnętrznych polityk, przepisów prawnych oraz oczekiwań audytowych — zwłaszcza w branżach podlegających ścisłej regulacji, takich jak usługi finansowe, energetyka, górnictwo, produkcja, opieka zdrowotna i sektor publiczny.

SF-eFile obsługuje wszystkie dokumenty kadrowe i związane z personelem, w tym:
Umowy o pracę i aneksy
Certyfikaty, licencje i zaświadczenia o szkoleniach
Dokumenty związane z zatrudnieniem i odejściem z pracy
Oceny wyników pracy i dokumenty dotyczące planów poprawy wyników (PIP)
Zestawienia wynagrodzeń i zatwierdzenia
Dokumentacja medyczna i poufne akta kadrowe
Dokumenty dotyczące postępowań dyscyplinarnych i dochodzeń
Polityki, potwierdzenia i formularze
Dokumenty dotyczące zgodności z przepisami obowiązującymi w poszczególnych krajach
Dokumenty można przesyłać ręcznie, uruchamiać za pomocą przepływów pracy lub migrować zbiorczo podczas transformacji systemu HCM do SuccessFactors.

Działy kadr często tracą wiele godzin tygodniowo na przeszukiwanie wątków e-mailowych, folderów i starych serwerów w poszukiwaniu dokumentów pracowników. SF-eFile eliminuje ten ręczny wysiłek, zapewniając:
Natychmiastowe wyszukiwanie we wszystkich aktach osobowych
Spójną, intuicyjną strukturę dla każdego pracownika
Mniej zduplikowanych lub brakujących dokumentów
Zautomatyzowane zarządzanie cyklem życia dokumentów
Mniej ręcznych zadań związanych z archiwizacją, oznaczaniem lub klasyfikowaniem
Skutkuje to szybszym rozpatrywaniem spraw, szybszym rozwiązywaniem zapytań pracowników, mniejszą liczbą eskalacji dotyczących zgodności z przepisami oraz zmniejszeniem obciążenia administracyjnego w całym dziale kadr.

Tak — eFile odgrywa kluczową rolę w transformacji do chmury. Gdy organizacje migrują z lokalnych systemów SAP HCM lub starszych systemów kadrowych, często stają przed poważnym wyzwaniem związanym z nieuporządkowanymi, niespójnymi lub prowadzonymi w formie papierowej aktami osobowymi pracowników.
eFile zapewnia:
Strukturę dokumentów dostosowaną do chmury i zintegrowaną z SAP SuccessFactors
Przejrzyste, podlegające nadzorowi repozytorium dokumentów kadrowych
Wsparcie w zakresie zbiorczej migracji starszych rekordów
Możliwość bezpośredniego dołączania dokumentów do Employee Central
Wyższy poziom zgodności z przepisami i lepsze zarządzanie po uruchomieniu systemu
To sprawia, że jest to niezbędne narzędzie dla organizacji modernizujących dział HR i digitalizujących swoje środowisko dokumentowe.

Tak. Rozwiązanie Zalaris SF-eFile jest dostępne i zatwierdzone w SAP Store, spełniając rygorystyczne wymagania firmy SAP w zakresie jakości, bezpieczeństwa, wydajności oraz zgodności integracyjnej z SAP SuccessFactors.
Zatwierdzenie przez SAP Store daje nabywcom pewność co do:
Płynnej integracji z Employee Central
Standardów bezpieczeństwa zgodnych z wytycznymi SAP
Niezawodnej wydajności i wsparcia
Sprawdzonego rozszerzenia, cieszącego się zaufaniem w różnych branżach

Większość organizacji może uruchomić system już w ciągu zaledwie dwóch tygodni.

Jest to możliwe, ponieważ SF-eFile zawiera:

Standardowe szablony folderów

Wstępnie skonfigurowane metadane

Zalecane zasady przechowywania i usuwania dokumentów

Przejrzyste instrukcje konfiguracji

Narzędzia do migracji dokumentów archiwalnych

Rozwiązanie jest w pełni konfigurowalne, co pozwala organizacjom dostosować struktury, zasady zarządzania i uprawnienia, jednocześnie czerpiąc korzyści z szybkiego wdrożenia.

Tak. Rozwiązanie eFile obniża koszty poprzez wyeliminowanie:

• Fizycznego przechowywania dokumentów papierowych
• Koszów związanych z archiwizacją poza siedzibą firmy
• Ręcznego skanowania i archiwizowania
• Przechowywania na kosztownych dyskach sieciowych
• Czasu poświęcanego przez dział kadr na zarządzanie rozproszonymi repozytoriami dokumentów
• Ponadto dzięki w pełni kontrolowanym cyfrowym aktom osobowym znacznie zmniejsza się ryzyko naruszeń przepisów — które mogą pociągać za sobą znaczne kary finansowe.